テレワークで生まれる「時間泥棒」を撃退する3つの方法


COVID-19の影響で、テレワークに切り替える企業が増えました。ただテレワークを導入したものの、やりとりに予想以上に時間がかかり「時間泥棒」化してしまう業務があることもわかってきました。社内外のやり取りだけで一日が終わり、やりたい仕事になかなか手が回らない……このような悩みを解決する、3つの方法をご紹介します。

テレワークで起こる課題

オフィスでの業務をテレワークに変換してみると、思いもよらぬ部分で業務に支障が出てきます。テレワーク開始後、すぐに気が付くのが「社内の情報を閲覧できない」という問題です。情報セキュリティの観点から、社内の情報を社外に持ち出せない企業も多くあります。

また、紙ベースでのやり取りが主で、情報自体がデータ化されていない、データ化されていても社内情報にアクセスできないケースもあります。請求書や領収書、納品書に発注書……ほとんどの書類を紙でやり取りしている企業は、リモート化の壁を感じることでしょう。

そもそも、パソコンや新しいツールを使いこなせない社員も出てきます。リモートワークの効率化を目指して導入した新しいツールの使い方に慣れるまでは、かえって時間がかかってしまうこともあるのです。

「リモートワークを始める前の問題」ともいえるこれらの課題を解決し、作業の効率化を図るためにはどうしたらよいのでしょうか。

具体的な解決策は

リモートワーク開始で見えた課題を解決する具体策を3つご紹介します。

グループウェアで情報共有における問題を解消

社内情報にアクセスできない問題は、クラウド型のグループウェアで解決できます。時間、場所、デバイスに関係なくさまざまな情報にアクセスして更新できるのがグループウェアです。オフィスにいる社員も、自宅でリモートワークをする社員や営業で外回りをしている社員も、ほしい情報を即座に取り出して業務に活用できます。

リモートワーク化でありがちなのが、異なるツールを多数導入した結果、ツールごとの管理や連絡が煩雑になってしまうという問題です。しかしグループウェアを導入すれば、社内に関することはすべて単一のツール内で解決します。

社員それぞれのスケジュール、重要な情報が詰まったファイルの管理、報告書の共有に書類への決裁、タイムカードまで一つのツールで完了します。もちろん、メッセージやメールのやり取りも可能です。社員間のコミュニケーションには独自の掲示板等を利用できます。

個人単位で対応可能!スキャナがなくても大丈夫、OCRアプリで紙もデジタルに

「今の案件に使う紙の書類をすべてデータ化して共有したい」「取っておいた領収書を経理に渡したい」「紙の伝票を即座にデータ化したい」などという場合、スマートフォンで写真を取るだけで文書データ化してくれるOCRアプリを活用してみましょう。ホワイトボードやメモも写真を取るだけでデータ化できるので、オンライン会議のまとめや手書きメモも即座にデータ化、共有できます。

OCRアプリには、Microsoft Office lensやAdobe Scanなど、大手メーカーが提供するアプリのほか、無料で使用できるアプリもあります。アプリを選ぶ際には、情報セキュリティが万全なものを選び、読み取ったデータが流出しないよう気をつけましょう。

FAQやWikiを作っておけば、社内の疑問を即座に解決できる!

各種ツールの使い方や社内・部署から寄せられるよくある質問を記事化して、FAQやWikiを作っておくと「人に聞く時間」「聞かれて答える時間」をカットでき便利です。このときに作成したFAQやWikiは、新入社員向け資料としても活用できます。

FAQやWikiはドキュメントの作成と共有を行えるGoogleドキュメントや、ドロップボックスペーパーを使って作成し、グループウェア内でURLを共有すればコストをかけずにナレッジを可視化できます。

もっとしっかりとしたFAQやWikiを作成したい場合は、OKWAVE IBiSEやNotePMのように、ナレッジ作成に特化したサービスを利用するのも手です。

番外編「決裁印」問題をどうするのか

リモートワークを始めた後、多くのビジネスパーソンが「上司の決裁をすぐにもらえなず業務が滞る」とSNS等で声を上げました。

この問題も、決裁のクラウド化で解消できます。稟議書や見積書、請求書など、今すぐ決裁がほしい書類にオンライン上で捺印できる「クラウド電子決済」も登場しています。クラウド電子決済なら、リモートワーク開始前と同じように書類を回覧・捺印できるので、旧体制に慣れている役員にも親しみやすいというメリットもあります。

新型コロナウイルス収束後も使える方法を選ぼう

急激に広がるテレワークに合わせて、その場その場の対応をするだけではかえって業務量や業務時間が増えてしまいます。社員がどこにいてもオフィスと同じように働ける環境を構築して、リモートワークを長く継続できる体制を作り上げるよう意識しましょう。

Photo by Vitalii ant&japolia on AdobeStock.com

 
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