GTDとは?テレワークで注目されるワークフロー管理法


自己管理能力が求められるテレワーク時代に生産性を上げるためには、効率的なタスク管理や時間管理が欠かせません。しかし、従来の管理法は「時間との戦い」といった要素が強く、大量のタスクリストを見るだけでストレスを感じる人も少なくないでしょう。

このような自己管理のジレンマの解決策として注目されているワークフロー管理法があります。時間管理・生産性向上術で有名なアメリカのコンサルタント、デビッド・アレン氏が心理学に基づいて開発した「Getting Things Done(GTD)」です。

頭の中を整理整頓 タスクに集中できる状況を作る「GTD」

「GTD」は、アレン氏が2002年に自身の著書『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』なかで提唱し、世界でこれまでに200万人以上が実践しています。一人ひとりのタスクの優先順位に基づいて、各タスクやアイデア、プロジェクトのプロセスを明確化することで、モチベーションを維持しながら効率的に生産性を向上できるように設計されています。

単にタスクに優先順位を付けるだけではなく、最初に「必要なこと」「不要なこと」を分けて頭の中を整理整頓することで、決断力が強化されます。

また、タスクの達成手段を模索したり、アイデアを思案したりすることで創造性が刺激され、やるべきことに100%専念できる状況が整い、集中力が向上するというメリットもあります。

プライベートのタスクやプロジェクトも一緒に管理できるため、ワークライフバランスをとりやすくのも魅力です。

GTD 5つのステップ

GTDは、以下の5つのステップで実践します。

ステップ1:キャプチャー(収集)

毎日のタスクやビジネスのアイデア、個人的な課題などが山積だと常に時間に追われているように感じ、ストレスや生産力低下の原因になりかねません。「気持ちばかりが先走りして仕事が思うようにはかどらない」のは、頭の中が雑然としていることが原因であることが多いです。

まずはジャンルにこだわらず、自分がすべきこと(タスク)や興味のあること(アイデア)を書きとめて視覚化し、、整理整頓する習慣をつけます。

ステップ2:クラリファイ(明確化)

次に、キャプチャーしたものについて「実行可能性」を検証し、カテゴリー別に分類します。2分以内に実行できるものは「今すぐ実行」します。それ以上の時間を要するものは実行する時期や手段を決めてスケジュールツールで管理するなど、実行に向けた「ネクスト・アクション(次の具体的なステップ)」を考えます。

実行不可能と判断したものは「廃棄(実行できる可能性が極めて低い・実行する必要がない)」「参照(将来役に立つかもしれないアイデアなど)」「保留(工夫や努力で実現できる可能性がある)」の3つに分類します。

ステップ3:オーガナイズ(整理)

カテゴリー分けしたキャプチャーを定期的に見直し、プロセスを把握しやすくするために、さらに「仕事」「プライベート」「趣味」などのジャンルに分けます。

このプロセスによって、たとえば仕事関連で今すぐできること、次にすべきこと、プロジェクトのアイデアなどが一目瞭然になり、タスクや時間を管理しやすくなります。

ステップ4:リフレクト(反映)

オーガナイズしたキャプチャーを定期的に見直すことで、日々のワークフローだけでなく、人生の目標やビジョンなど「未来の自分」に向かって着実に前進しているかどうかを確認できます。

必要に応じて軌道修正を行うなど、より効果的に生産性を向上するための重要なプロセスです。

ステップ5:エンゲージ(関与)

目標への道筋が明確になったら、後はそれに向かって積極的に取り組むだけです。

既存の先入観を捨てて柔軟性を

「GTDはタスクの明確化や振り分け作業など、準備に時間と労力がかかる」という意見もありますが、近年は「Facile Things」や「Nirvana GTD」のようなGTDツールも開発されており、さまざまな需要やライフスタイルに合わせて、より効率的にGTDを利用できる環境が整っています。

ウィズコロナ時代の新しい働き方に自分を適合させるためには、新しいアプローチが必要です。既存の手法へのこだわりや先入観を捨て、試行錯誤しながら自分に最適なワークスタイルを模索する柔軟性とチャレンジ精神が求められるでしょう。

Photo by BullRun&bbbar on AdobeStock.com

 
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